Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón Social: DRAN DIGITAL S.A.S. NIT: 901.359.114 Domicilio: Cartagena, Bolívar, Colombia Correo electrónico: ceo@votomap.com Teléfono: +57 300 901 0300 Sitio web: www.votomap.com DRAN DIGITAL S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, da cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad concordante.
2. Definiciones
Para los efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012: • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Dato Público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. • Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento interesa no solo al titular sino a cierto sector o grupo de personas. • Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. • Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos). • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Ámbito de Aplicación
La presente política aplica al tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de DRAN DIGITAL S.A.S. a través de la plataforma VOTOMAP, incluyendo: • Datos de candidatos, líderes políticos y miembros de equipos electorales que utilizan la plataforma. • Datos de votantes y ciudadanos registrados por los candidatos en sus bases de datos electorales. • Datos de terceros gestionados por los candidatos dentro de la plataforma. • Datos recopilados a través de formularios, encuestas, la aplicación móvil y el Bot de WhatsApp. • Datos de visitantes del sitio web y usuarios que solicitan información. IMPORTANTE: VOTOMAP actúa como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de votantes que los candidatos (Responsables del Tratamiento) cargan en la plataforma. Cada candidato es responsable de haber obtenido la autorización previa de los titulares conforme a la Ley 1581 de 2012.
4. Principios del Tratamiento de Datos
El tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios: a) Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la Constitución y la ley. b) Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular. c) Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. e) Principio de transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de la ley. g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.
5. Finalidades del Tratamiento
DRAN DIGITAL S.A.S. tratará los datos personales para las siguientes finalidades: 5.1. Para candidatos y usuarios de la plataforma: • Gestión de la cuenta y acceso a la plataforma VOTOMAP. • Prestación de los servicios contratados de gestión electoral. • Comunicaciones sobre actualizaciones, novedades y soporte técnico. • Facturación y gestión comercial. • Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias. 5.2. Para datos de votantes gestionados por candidatos: • Almacenamiento seguro y organización de bases de datos electorales. • Procesamiento de información para análisis electoral estadístico y estratégico. • Detección de registros duplicados entre diferentes líderes o candidatos. • Confirmación de votos durante jornadas electorales. • Generación de reportes y estadísticas agregadas (sin identificar individualmente a los titulares). 5.3. Para visitantes del sitio web: • Atención de solicitudes de información y demos. • Envío de información comercial sobre los servicios de VOTOMAP. • Mejora de la experiencia de navegación y del servicio.
6. Datos de Terceros y Responsabilidad Compartida
Dado que VOTOMAP es una plataforma que permite a los candidatos gestionar información de terceros (votantes, ciudadanos), se establecen las siguientes obligaciones: 6.1. Obligaciones del Candidato (Responsable del Tratamiento de datos de votantes): • Obtener la autorización previa, expresa e informada de cada votante antes de ingresar sus datos en la plataforma. • Informar a los votantes sobre la finalidad del tratamiento y sus derechos como titulares. • Garantizar la veracidad y exactitud de los datos ingresados. • No utilizar los datos para finalidades distintas a las autorizadas. • Atender las solicitudes de los titulares respecto a sus derechos. 6.2. Obligaciones de DRAN DIGITAL S.A.S. (Encargado del Tratamiento): • Garantizar la seguridad e integridad de los datos almacenados en la plataforma. • No utilizar los datos de votantes para fines propios o diferentes a los acordados con el candidato. • Implementar medidas técnicas y organizativas de protección de datos. • Mantener la confidencialidad de la información. • Reportar al candidato cualquier incidente de seguridad que afecte los datos. • Eliminar los datos cuando finalice la relación contractual, salvo obligación legal de conservación.
7. Derechos de los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. c) Ser informado por el Responsable o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Para ejercer estos derechos, el titular puede dirigirse a: • Correo electrónico: ceo@votomap.com • Teléfono: +57 300 901 0300 • Dirección: Cartagena, Bolívar, Colombia
8. Procedimiento para Consultas y Reclamos
8.1. Consultas (Art. 14, Ley 1581 de 2012): Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 8.2. Reclamos (Art. 15, Ley 1581 de 2012): El titular o su causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. 8.3. Requisitos de la solicitud: • Identificación del titular (nombre completo y cédula de ciudadanía). • Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo. • Dirección y datos de contacto del titular. • Documentos que soporten la solicitud (cuando aplique).
9. Medidas de Seguridad
DRAN DIGITAL S.A.S. implementa las siguientes medidas de seguridad para proteger los datos personales: 9.1. Medidas técnicas: • Cifrado de datos en tránsito y en reposo. • Autenticación de usuarios con contraseñas seguras. • Control de acceso basado en roles (candidato, líder, testigo, superadmin). • Segmentación de datos por candidato (cada candidato solo accede a su información). • Copias de seguridad periódicas. • Monitoreo de accesos y auditoría de actividades. 9.2. Medidas organizativas: • Políticas internas de manejo de información. • Acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas. • Capacitación periódica en protección de datos. • Procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad. 9.3. Políticas de retención: • Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento. • Al finalizar la relación contractual, los datos serán eliminados en un plazo de treinta (30) días calendario, salvo obligación legal de conservación.
10. Transferencia y Transmisión de Datos
DRAN DIGITAL S.A.S. podrá realizar transferencias y transmisiones de datos personales en los siguientes casos: • A proveedores de infraestructura tecnológica (servidores y bases de datos en la nube) que cuenten con niveles adecuados de protección de datos. • A autoridades competentes cuando sea requerido por mandato legal o judicial. • A los candidatos respecto de los datos de votantes que ellos mismos han registrado. En todos los casos, se garantizará que los receptores de los datos cumplan con estándares de protección equivalentes a los establecidos en la legislación colombiana.
11. Datos Sensibles
VOTOMAP no recolecta intencionalmente datos sensibles. Sin embargo, la información sobre orientación política que los candidatos registran sobre sus votantes podría considerarse como dato sensible según la Ley 1581 de 2012. En este caso: • Se requiere autorización explícita del titular para el tratamiento de dicha información. • El tratamiento de estos datos no es obligatorio; el titular puede negarse sin que ello afecte sus derechos. • Los candidatos son responsables de obtener dicha autorización antes de ingresar datos sensibles en la plataforma. • DRAN DIGITAL S.A.S. implementa medidas reforzadas de seguridad para el manejo de esta información.
12. Aplicación móvil VotoMAP para Android
La aplicación móvil VotoMAP permite a usuarios autorizados de campañas electorales trabajar en campo, incluso temporalmente sin conexión. Según la función utilizada y los permisos concedidos por el usuario, puede tratar: • Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, identificador de usuario, rol y campaña asignada. • Datos aportados por el usuario: formularios, datos de contacto, documentos de identidad, información electoral, notas, compromisos, fotografías, archivos y evidencias. • Ubicación: coordenadas precisas o aproximadas capturadas únicamente cuando el usuario activa expresamente la función de georreferenciación. VotoMAP no recopila ubicación en segundo plano. • Información técnica necesaria: conectividad, estado de sincronización, versión de la aplicación y registros técnicos mínimos para seguridad, diagnóstico y prevención de fraude. Los datos pendientes pueden almacenarse cifrados o protegidos localmente en el dispositivo para habilitar el trabajo sin conexión. Al recuperar conectividad, el usuario decide o autoriza su sincronización con la infraestructura de VotoMAP. La aplicación desactiva las copias de seguridad del sistema para sus bases locales y credenciales. VotoMAP no vende datos personales, no muestra publicidad de terceros y no utiliza la ubicación para publicidad. Los permisos del dispositivo son opcionales y se solicitan en contexto; si el usuario no concede ubicación, puede registrar la dirección manualmente.
13. Proveedores, transferencias y decisiones automatizadas
Para prestar el servicio, VotoMAP puede utilizar proveedores de infraestructura, autenticación, almacenamiento, mapas, mensajería y modelos de inteligencia artificial bajo instrucciones contractuales y controles de acceso. Los datos se transmiten cifrados mediante HTTPS y se limitan a lo necesario para cada función. Las respuestas generadas por inteligencia artificial son asistencia para el equipo de campaña y no sustituyen decisiones humanas. VotoMAP no toma decisiones legales, crediticias, laborales, médicas ni gubernamentales de forma automatizada sobre los titulares. Cuando un candidato habilita una integración externa, debe informar a los titulares y contar con autorización para el tratamiento correspondiente.
14. Eliminación de cuenta y datos
Los usuarios pueden solicitar la eliminación de su cuenta y de los datos asociados escribiendo a ceo@votomap.com con el asunto “Eliminación de cuenta VotoMAP”. La solicitud debe indicar el correo de acceso y la campaña relacionada. Por seguridad, podremos solicitar una verificación razonable de identidad o de autorización. Las solicitudes se tramitan dentro de los plazos legales aplicables. Cuando VotoMAP actúe como Encargado del Tratamiento, la eliminación de datos de votantes será coordinada con el candidato que actúa como Responsable. Algunos datos podrán conservarse únicamente cuando exista una obligación legal, contractual, contable o de seguridad documentada.
15. Menores de edad, público objetivo y alcance geográfico
VotoMAP es una herramienta profesional dirigida a candidatos, organizaciones políticas y equipos electorales adultos. No está diseñada para niños ni permite el uso autónomo por menores de edad. La plataforma presta servicios en distintos países de Latinoamérica. Las obligaciones legales locales se aplican según el país de la campaña, sin disminuir los derechos previstos en esta política ni las medidas de seguridad aquí descritas.
16. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2024 y estará vigente mientras DRAN DIGITAL S.A.S. ejerza actividades de tratamiento de datos personales. Las bases de datos administradas por DRAN DIGITAL S.A.S. a través de VOTOMAP se mantendrán durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades del tratamiento. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento. Los cambios serán comunicados a los titulares a través de los canales habituales de comunicación. Última actualización: Septiembre 2026